Auditorías en remoto en la cadena de suministro de alimentos

Expertos del Grupo de Soluciones de Alimentos de SAI Global Assurance, Alison Friel, Daniel Havers, Robin Levin y Miguel Vela reflexionan sobre el impacto de COVID-19 en los programas de auditoría dentro de la cadena de suministro de alimentos.

 

Pocas personas habrían pensado, hace seis meses, que el mundo estaría luchando contra una pandemia mundial, países enteros confinados y con la actividad económica drásticamente reducida. Para este debate, nos centraremos en la industria de alimentos y en cómo puede garantizar sus operaciones, la seguridad e higiene de todos los implicados, desde los productores hasta los consumidores.

Los efectos de la pandemia en la industria alimentaria han sido desde el cierre de restaurantes hasta la escasez de productos básicos inducido por el pánico. El reto para las empresas es adaptar sus modelos de funcionamiento para satisfacer las nuevas exigencias y evitar el despilfarro.

Sin embargo, ya tuvimos estas mismas condiciones en el pasado. La nube de cenizas de 2010 cerró la mayor parte del espacio aéreo europeo, retrasando las auditorías e impactando en el movimiento de carga local. COVID-19 ha detenido igualmente las operaciones, aunque a escala mundial y por una duración desconocida. Las auditorías e inspecciones físicas se han detenido, sin embargo, son las piedras angulares de un programa de gestión de proveedores.

¿Entonces, cuáles son nuestras opciones? ¿Poner las auditorías en pausa, aplazar las inspecciones programadas, realizar evaluaciones a distancia? Poner un programa en espera es una solución a corto plazo, pero ¿son las auditorías en remoto o virtuales realmente una solución viable?

Auditorías de tercera parte.

Tan solo unas pocas normas permiten la auditoría a distancia. Los ejemplos incluyen Red Tractor en el Reino Unido y algunas certificaciones orgánicas en Europa. Sus protocolos requieren el acuerdo del propietario del plan y, cuando proceda, del organismo de acreditación para permitir una auditoría en remoto. Estas auditorías pueden incluir la toma de imágenes de vídeo en tiempo real y las interacciones a través de Internet.

Según el plan, la actividad de evaluación de riesgos reemplaza el ciclo de certificación del año o facilita una prórroga, y la auditoría física se realiza más tarde. En el caso de los programas acreditados, garantizar el cumplimiento de la norma IS0 17065 Evaluación de la conformidad - Requisitos para los organismos que certifican productos, procesos y servicios es un requisito crucial. En otras áreas, la evaluación de riesgos ha sido el instrumento preferido para facilitar la prórroga del certificado hasta que sea posible una auditoría física, aunque esto se examina constantemente.

Auditorías de segunda parte y personalizadas.

La gestión de los proveedores mediante programas de segunda mano ofrece una mayor flexibilidad para adoptar la auditoría a distancia, ya que son creados, gestionados y actualizados por quienes pueden determinar el mejor ajuste a su modelo de funcionamiento.

La opción de ampliar la evaluación de riesgos de la auditoría y luego examinar el impacto en el programa es más sencillo en este caso. Sin embargo, la opción de realizar la auditoría a distancia (con o sin evaluaciones de vídeo) permite que el programa continúe. La reducción de los posibles problemas de un atraso en las auditorías a medida que la pandemia y sus correspondientes restricciones de viaje se alivian es un beneficio importante. Los programas de auditoría de segunda parte también mantienen una cultura de conciencia del riesgo en medio de los crecientes desafíos de la cadena de suministro y la presión de los consumidores.

Las empresas deben considerar cuidadosamente qué proveedores son adecuados para la auditoría a distancia. Los mejores proveedores con programas bien diseñados pueden ser más fáciles de auditar pero es menos probable que sean problemáticos. Por el contrario, los proveedores de interés normalmente requerirían una auditoría física, y las auditorías remotas pueden ser difíciles de realizar.

SAI Global Assurance y las auditorías en remoto.

Se desconoce cuándo podrán los auditores reanudar las visitas a las plantas y las inspecciones físicas. Las "incógnitas" surgen regularmente a medida que continúan las auditorías en remoto, y ya hemos visto que el papel de la tecnología es crítico. Del mismo modo, todas las partes requieren una clara comprensión del proceso y el alcance de las auditorías en remoto y de cómo garantizar una auditoría sólida con resultados fiables.

Las respuestas positivas a las auditorías en remoto de SAI Global Assurance han sido alentadoras. Como socio valioso de los programas de auditoría de nuestros clientes, son evidentes los beneficios, tanto para abordar los desafíos que presenta la crisis actual, como para un potencial significativo de uso futuro.

Auditoría a distancia: ¿una solución rápida o una nueva normal?

La cuestión a largo plazo, a medida que los países salgan de la crisis, será identificar el equilibrio adecuado entre las auditorías físicas y las remotas.

Las auditorías en remoto tienen beneficios importantes. Eliminan los costes de enviar físicamente a los auditores a una planta,  y a medida que la tecnología se desarrolla, pueden ofrecer resultados cada vez más precisos del estado del sitio de la auditoría.

También son muy flexibles. Especialmente en el espacio especificado por el cliente (es decir, en segundo lugar), las auditorías en remoto pueden programarse rápidamente en respuesta a problemas o para evaluar a un proveedor para su inclusión en la lista inicial antes de incurrir en el gasto de una auditoría física en lugares remotos.

La adopción de la auditoría a distancia como parte habitual del proceso de gestión de la cadena de suministro también permite que los programas continúen a pesar de barreras como las restricciones de viaje y el distanciamiento social. Si la "nueva normalidad" mundial mantiene esas restricciones, entonces la auditoría en remoto tiene el potencial de convertirse en una opción esencial a largo plazo.

Sin embargo, una cosa es segura: una auditoría en remoto no puede reproducir completamente la interacción y la recopilación de información cara a cara de una auditoría física. A medida que las empresas salen de sus diversos regímenes de confinamiento, este valor debe sopesarse con la flexibilidad de las auditorías en remoto.

La auditoría en remoto puede proporcionar una alternativa a las auditorías físicas y ayudar a la industria a través de la pandemia COVID-19. La medida de su éxito será el alcance de su introducción permanente en la gestión de la cadena de suministro como complemento regular de la auditoría física. Es probable que para entonces se haya ganado su lugar como una parte regular del conjunto de herramientas del auditor.

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